آموزش کامل سرویس جیمیل

قسمت اول : معرفی سرویس جیمیل

جیمیل یک سرویس رایگان نامه رسان الکترونیکی است که توسط گوگل ارائه می شود.

این مقاله آموزشی بسیار جامع و طولانی است. اگر دنبال قسمت خاصی هستید توصیه میکنیم که کلید Ctrl و F را همزمان فشار دهید و کلمه مورد نظر خود را جستجو کنید.

با جیمیل نیز مثل هر نامه رسان الکترونیکی دیگری میتوانید این کارها را انجام دهید :
– ارسال و دریافت ایمیل
– بلاک کردن اسپم (هرزنامه) ها
– ساخت دفترچه آدرس
– و دیگر کارهای بدوی ایمیل

این سرویس خدمات منحصر به فرد دیگری را هم ارائه می دهد و کمک میکنند تا جیمیل یکی از محبوب ترین سرویس های ایمیل رسانی تبدیل شود.

در اینجا میخواهیم انواع ویژگی ها و خدمات جیمیل را بررسی کنیم :

تصویر

حساب های گوگل

ساخت یک حساب گوگل برای دسترسی به جیمیل ضروری است. چون یکی از بسیار خدمات ارائه شده برای کاربران عضو شده است. عضو شدن در گوگل رایگان و ساده است.

برای یادگیری نحوه افتتاح حساب جیمیل مقاله «چگونه جیمِیل Gmail بسازیم؟» را بخوانید.

زمانی که وارد جیمیل خود می شوید، به صورت اتوماتیک وارد حساب گوگل خود می شوید. شما قادر خواهید بود به راحتی به دیگر خدمات گوگل مانند Google Docs, Calendar و YouTube دسترسی داشته باشید.

قابلیت های جیمیل

جیمیل چندین ویژگی مفید ارائه میدهد تا تجربه استفاده شما را تا اندازه ممکن راحت کند.

فیلتر اسپم (Spam Filtering)

اسپم نام دیگری برای Junk email است. کاربران جیمیل از تکنولوژی های پیشرفته ای استفاده میکنند تا این اسپم ها را از صندوق دریافتی Inbox شما دور نگه دارد. بیشتر اسپم ها به صورت اتوماتیک به پوشه جداگانه ای فرستاده می شوند و بعد از 30 روز حذف می شوند.

مشاهده گفت و گو (Conversation View)

این حالت زمانی اتفاق می افتد که شما با شخص دیگری (یا اشخاص دیگری) در حال تبادل چندین ایمیل هستید. که معمولا عنوان یا موضوع آنها یکی است. گوگل این ایمیل هار به صورت پیش فرض گروه بندی میکند و صندق دریافتی Inbox شما را مرتب تر نگه می دارد.

چت داخلی (Built-in chat)

به جای ارسال ایمیل ، میتونید پیام (Instant messaging) هم بفرستید. یا اگر کامپیوترتان میکروفون و وبکم دارد، از پیام صوتی (Voice Chat) یا تصویری (Video Chat) استفاده کنید.

تماس به تلفن (Call Phone)

این قابلیت مشابه پیام صوتی است. به جز اینکه به شما اجازه می دهد با شماره واقعی هر شخصی در دنیا تماس بگیرید. تماس با هرشخصی در ایالات متحده و کانادا رایگان است. همچنین میتوانید با اشخاص در کشورهای دیگر با هزینه نسبتا کمی تماس بگیرید.

آشنایی با محیط کاربری جیمیل

وقتی با جیمیل کار میکنید. در ابتدا از محیط کاربری جیمیل استفاده خواهید کرد. این پنجره شامل صندوق دریافتی Inbox شما است. و این امکان را به شما می دهد که وارد قسمت های مخاطبین Contacts ، تنظیمات mail setting شوید. همچنین اگر از دیگر خدمات گوگل مانند YouTube و Calendar استفاده میکنید، میتوانید از بالای پنجره جیمیل به آنها دسترسی پیدا کنید.

قسمت دوم : ارسال ایمیل

نوشتن ایمیل میتونه به سادگی نوشته یک پیام باشه. یا میتونید از Text Formatting ، Attachments و Signature استفاده کنید تا پیامتون رو شخصی سازی کنید.

در این قسمت یاد میگیرید :

  • نوشتن ایمیل (Compose an email)
  • اضافه کردن پیوست (attachments)
  • ساخت یا اضافه کردن امضاء (signature)

ارسال ایمیل

برای نوشتن ایمیل از قسمت compose window استفاده میکنید.

  • آدرس ایمیل گیرنده/گیرندگان ایمیل (email address of the recipient(s))
  • موضوع (subject)
  • محتوای ایمیل (body)

میتونید از فرمت های متنی مختلف برای نوشتن محتوای ایمیل استفاده کنید.
امکان اضافه کردن ضمیمه یا پیوست برای شما وجود دارد.
همچنین میتوانید امضایی ایجاد کنید که به آخر ایمیل هایی که ارسال میکنید اضافه می شود.

مراحل ارسال ایمیل

1- در منوی کناری سمت چپ دکمه ای با عنوان Compse به شکل زیر مشاهده میکنید. روی آن کلیک کنید.

2- پنجره نوشتن یا Compose Window در سمت راست و پایین صفحه شما ظاهر می شود.

پنجره نوشتن / Compose Window

3- برای انتخاب گیرندگان (recipients) روی فیلد To یا قسمت یک در تصویر زیر کلیک کنید.
میتوانید یک آدرس ایمیل درج کنید.
میتوانید چندین آدرس ایمیل را با ویرگول انگلیسی از هم جدا کنید.
یا میتوانید از مخاطبین (Contacts) خود گیرندگان را مشابه تصویر زیر انتخاب(Select) کنید.

نکته : اگر شخصی که میخواهید برایش ایمیل بفرستید از پیش عضو مخاطبین شما هست، میتوانید نام، نام خانوادگی یا آدرس ایمیل وی را تایپ کنید و جیمیل آدرس ایمیل کامل او را پیدا میکند تا شما آن را انتخاب کنید.

Adding a current contact

4- عنوان (Subject) ایمیل را قسمت شماره 3 تصویر Compose Window بنویسید.

5- متن کلی ایمیل را در قسمت محتوای ایمیل (body) در قسمت 4 تصویر Compose Window بنویسید.

6- از طریق قسمت 6 تصویر Compose Window میتوانید فرمت ایمیل را تغییر دهید.
که شامل رنگ متن، رنگ پس زمینه، سایز فونت، نوع فونت و موارد بسیار دیگری می شود.

7- از طریق قسمت 7 تصویر Compose Window میتوانید فایلی (تصویر یا سندی) را ضمیمه یا پیوست ایمیل کنید.
قبل از ارسال از آپلود شدن فایل ضمیمه اطمینان حاصل کنید.

8- و در نهایت با کلیک روی دکمه (Send) قسمت 5 تصویر Compose Window میتوانید ایمیل را ارسال کنید.

اضافه کردن امضاء (Signature)

امضاء یک بلوک انتخابی از متن است که بعد از هر ایمیلی که شما ارسال میکنید، ظاهر می شود.
به صورت پیش فرض، جیمیل امضایی اضافه نمیکند. ولی ساخت آن ساده است.

به صورت معمول امضای ایمیل از نام (name) و برخی اطلاعات تماس (contact information) تشکیل شده است.

اگر در جیمیل مربوطه در محیط کار از آن استفاده میکنید، میتوانید عنوان شغلی (title) و آدرس شرکت (Company’s Adress) یا وبسایت (website) را به امضای خود اضافه کنید.

1- روی آیکون چرخ دنده (gear icon) واقع در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. سپس گزینه تنظیمات (settings) را انتخاب کنید.

Going to settings

2- به سمت پایین اسکرول کنید تا قسمت امضا (signature) را ببینید.

3- متن امضای مورد نظر خود را در جعبه ای مانند زیر بنویسید.
همچنین می توانید فونت را عوض کنید، از فرمت های مختلف استفاده کنید یا حتی به آن تصویری اضافه کنید.

Typing a signature

4- به سمت پایین اسکرول کنید و رو دکمه ذخیر تغییرات (save changes) کلیک کنید.

Clicking save changes

نکته : امضای خود را خلاصه و مفید نگه دارید.
و به جای درج تمامی اطلاعات تماس فقط اطلاعات مهم را درج کنید.

همچنین توجه کنید که امضای شما توسط اشخاص متفاوت زیادی دیده میشود.

درنتیجه برای حفظ حریم خصوصی و شخصی خودتان از درج موارد شخصی مانند آدرس منزل خودداری کنید.

قسمت سوم : پاسخ دهی به ایمیل

علاوه بر ارسال ایمیل، شما از دیگران نیز ایمیل دریافت میکنید. بعد از خواندن یک ایمیل چندین کار هست که میتوانید انجام دهید. اگر پیوست (attachment) یا ضمیمه ای وجود داشته باشد میتوانید آن را مشاهده یا دانلود نمائید. میتوانید به ایمیل پاسخ دهید. میتوانید آن را برای شخص دیگری ارسال (forward) کنید. اگر هم در لحظه وقت نداشته باشید میتوانید علامت ستاره آن ایمیل را فعال کنید، تا بعدا به خودتان یادآوری کنید.

یکی ویژگی خاص دیگر هم برای زمان هایی است که شما یا شرکت شما در تعطیلات به سر می برید. میتوانید پاسخ های آماده مخصوص تعطیلات (vacation reply) را از پیش فراهم کنید. اگر در این زمان ها شخصی برای شما ایمیل ارسال کند، به صورت خودکار برای آنها ایمیلی که برایشان آماده کرده اید ارسال می شود. و از این طریق میتوانید به آنها اعلام کنید که در تعطیلات به سر میبرید و فعلا نمیتوانید به آنها پاسخ دهید.

خواندن ایمیل

به صورت پیش فرض هر ایمیلی که دریافت میکنید وارد صندوق دریافتی (Inbox) شما می شود. زمانی که ایمیل ها پررنگ (bold) هستند، یعنی هنوز آنها را باز نکرده اید و خوانده نشده (unread) هستند. همچنین میتوانید موضوع () و قسمتی از محتوای ایمیل () را مشاهده کنید.

برای خواندن یک ایمیل :

به سادگی روی ایمیل مورد نظر خود کلیک کنید.
ایمیل شما در همان پنجره وسط باز می شود.

گزینه های خواندن

جز خواندن ایمیلی کارهای بسیار دیگری میشود انجام داد.

  • میتوانید روی نمایش جزئیات (show details) کلیک کنید تا آدرس ایمیل فرستنده (sender) و دیگر گیرندگان (recipients) و تاریخ ارسال ایمیل (date) را مشاهده کنید.
Viewing message details
  • میتوانید روی ستاره (star) کنار اسم فرستنده کلیک کنید تا بعدا به خودتان یادآوری کنید تا ایمیل را مجددا بخوانید.
Adding a star
  • همچنین میتوانید بدون باز کردن ایمیل ستاره ایمیل را فعال کنید. ایمیل مورد نظر را با کلیک کردن روی مربع در انتهای سمت چپ آن ایمیل انتخاب کنید. سپس از نوار بالا ایمیل ها روی سه نقطه که گزینه موارد بیشتر (More) می باشد کلیک کنید و گزینه اضافه کردن ستاره (Add star) را انتخاب کنید.
Select and star an email from the More Options drop-down menu
  • میتوانید پاسخ ایمیل را دهید (Reply, Reply to all) یا همان ایمیل را برای شخص دیگری (Forward) ارسال کنید.
Reply options
  • در بالا و سمت راست پنجره مشاهده ایمیل دو فلش وجود دارد. فلش سمت راست به معنای ایمیل های قدیمی تر (Older) و فلش سمت چپ به مفهوم ایمیل های جدیدتر (Newer) است.
Navigating between newer and older messages
  • بالا سمت چپ نیز یک پیکان به سمت چپ وجود دارد.
    با کلیک کردن بر روی آن میتوانید به صندوق دریافتی برگردید. (Back to Inbox)
Returning to the inbox from an open email

باز کردن پیوست ها (attachments)

گاهی ایمیل هایی دریافت میکنید که حاوی پیوست هستند. معمولا برای مشاهده آن نیاز هست که اول آن را دانلود کنید. ولی برخی فایل هایی که خیلی عام هستند مانند فرمت word یا تصاویر را میتوان در همان مرورگر مشاهده کرد.

قبل از باز کردن ایمیل از علامت گیره کاغذ () که در سمت راست ایمیل قرار دارد میتوانید بفهمید که آن ایمیل دارای پیوست است.

باز کردن پیوست :

  • روی ایمیلی که دارای پیوست است کلیک کنید و آن را باز کنید.
Opening an email that has an attachment
  • روی آیکون دانلود (Download) کلیک کنید تا پیوست را روی سیستم خود ذخیره کنید. اگر کامپیوترتان از شما پرسید میخواهید آن را باز (Open) یا ذخیره (Save) کنید، گزینه ذخیره را انتخاب کنید. بعد از اینکه محل ذخیره فایل را روی سیستم تان پیدا کردید، میتوانید دوبار روی آن کلیک کرده و آن را مشاهده کنید.
Downloading an attachment

نکته : پیوست هایی را باز یا ذخیره کنید که از منبعی معتبر و موثق می آیند. چون در غیر اینصورت می توانند حاوی ویروس ها یا فایل های مخرب باشند. اگر فرستنده را نمی شناسید. یا دلیل ارسال فایل پیوست را نمی دانید، امن تر است که آن را باز نکنید.

پاسخ دادن به ایمیل ها

بیشتر اوقات شما به ایمیلی که برای شما ارسال شده است پاسخ میدهید.

وقتی روی reply کلیک میکنید، ایمیل فرستنده بصورت خودکار در قسمت گیرنده (: To) ظاهر می شود.

و دیگر نیازی به نگرانی بابت این قسمت ندارید.

Replying only to the sender

گاهی ایمیلی دریافت میکنید که شما تنها گیرنده آن نیستید. در اینجا باید تصمیم بگیرید که پاسخ را برای فرستنده اصلی بفرستید (reply) یا برای تمامی دیگر گیرندگان هم ارسال کنید(reply to all).

برای مثال اگر با گروهی از افراد از طریق ایمیل در ارتباط هستید و میخواهید پیام برای تمامی آنها ارسال شود پس گزینه (reply to all) برای شما مناسب تر است.

اما اگر، میخواهید پیامی شخصی به فرستنده ارسال کنید، گزینه (reply) را انتخاب کنید تا پیام فقط بین شما دونفر بماند.

Replying to all

مراحل پاسخ دادن به یک ایمیل

1- هنگام مشاهده پیام در قسمت پیام روی گزینه Reply کلیک کنید. اگر پیام برای چندین نفر ارسال شده است، گزینه Reply to all هم برای شما پدیدار می شود. علامت فلش به سمت چپ در تصویر زیر به معنای پاسخ دادن یا reply است.

Replying to an email

2- شاید بخواهید از انتخاب گیرنده خود مطمئن شوید. اگر به تمامی گیرندگان پاسخ را ارسال میکنید، دیگر گیرندگان در قسمت (:Cc) ظاهر می شوند.

3- پیام خود را در قسمت بدنه یا (body) بنویسید و روی دکمه ارسال (Send) کلیک کنید.

Sending a reply

نکته : برای مشاهده متن اصلی ایمیل، حین پاسخ دهی روی دکمه سه نقطه بالای دکمه (Send) کلیک کنید.

Viewing a trimmed conversation

ارسال مجدد ایمیل ها (Forwarding emails)

گزینه دیگری برای شما وجود دارد به نام (Forward) یا ارسال مجدد. این قسمت نیز مانند پاسخ دادن (reply) عمل میکند. زمانی از این گزینه استفاده میکنیم که بخواهیم ایمیلی که دریافت کردیم را برای شخص دیگری که جزو گیرندگان اصلی نبوده است ارسال کنیم.

پیام اصلی مانند نقل قول در بدنه ایمیل ظاهر می شود. ایده خوبی است که به همراه آن توضیحاتی را نیز همراه آن ارسال کنیم. توضیح کوتاهی که چرا این ایمیل را برای آنها فرستاده ایم.

مراحل ارسال مجدد یک ایمیل

1- هنگام مشاهده پیام، روی گزینه Forward در پایین پیام کلیک کنید. در بالا سمت راست اگر روی سه نقطه کلیک کنید منوی کشویی برای شما باز میشود و گزینه Forward از آنجا هم قابل دسترسی است. آیکون آن فلشی صاف به سمت راست است که میتوانید در تصویر زیر مشاهده کنید.

Forwarding an email

2- برای انتخاب گیرندگان در قسمت To: field تایپ کنید یا روی To کلیک کنید تا گیرنده ای را از مخاطبین (Contacts) خود انتخاب کنید. اول اسم آنها را هم اگر تایپ کنید آدرس ایمیل شان برای شما ظاهر می شود.

Adding a recipient

3- پیام خود در بدنه ایمیل تایپ کنید و روی دکمه Send کلیک کنید.

Forwarding a message

مکالمات (Conversation)

گاهی برای مشاهده یک ایمیل، متوجه می شوید با جمعی دیگر از ایمیل های مرتبط (related groups) در یک گروه جمع شده اند. به این مکالمه گفته می شود. سرویس جیمیل ایمیل های مرتبط را در یک مکالمه جای میدهد تا inbox شما را تا جای ممکن تمیز و مرتب نگه دارد. به جای انتخاب یک ایمیل شما مجموعه ای از ایمیل ها را انتخاب میکنید.

قبل از باز کردن ایمیل میتوانید مشاهده کنید که درون آن چند ایمیل قرار گرفته است.

تعداد ایمیل های درون یک مجموعه

برای مشاهده یا کوچک کردن ایمیل های مجزا

1- از inbox خود یک مکالمه (Conversation) را انتخاب کنید.

2- تمام پیام های مکالمه پشت هم قرار گرفته اند. روی یک پیام کلیک کنید تا باز شود.

3- برای جمع شدن مجدد پیام روی قسمت بالایی آن کلیک کنید.

ایجاد پاسخ خودکار حین تعطیلات (vacation reply)

زمانی که به تعطیلات میروید، ممکن است نخواهید ایمیل های خود را برای چندروز یا بیشتر چک کنید. ایمیل که همواره در Inbox شما می ماند و جایی نمی رود. اما شخصی که ایمیل را برای شما ارسال میکند ممکن است که به پاسخ شما در همان روز احتیاج داشته باشد. این شخص شاید نداند که این پیام تا مدتی به دست شما نمیرسد.

با ایجاد یه پاسخ آماده vacation reply میتوانید از این اتفاقات جلوگیری کنید. وقتی در تعطیلات به سر میبرید و شخصی برای شما ایمیلی میفرسته به صورت خودکار برای آنها یک ایمیل با پیام دلخواه شما میرود که به آنها اطلاع دهید در دسترس نیستید. معمولا در این ایمیل ها تاریخ برگشت و اطلاعات تماسی که میتوانید جواب بدهید را ذکر میکنند. یا حتی میتوانید اطلاعات همکاری را ذکر کنید که در نبود شما به این مسائل رسیدگی کند.

مراحل ایجاد vacation reply

1- روی آیکون چرخ دنده در بالا سمت راست کلیک کنید و تنظیمات (Settings) را انتخاب کنید.

2-به سمت پایین صفحه بروید تا زمانیکه قسمت Vacation responder را ببینید. روی فیلد روز اول (First day) کلیک کنید تا تاریخ شروع تعطیلات خود را انتخاب کنید. همچنین روز آخر (Last day) تعطیلاتتان را هم می توانید انتخاب کنید اما الزامی نیست.

3- موضوع (subject) و پیام (message) مورد نظر خود را تایپ کنید.

4- همچنین میتوانید گزینه Only send a response to people in my Contacts را انتخاب کنید. و فقط این پیام آماده را برای مخاطبین خود بفرستید تا از دادن اطلاعات خود به غریبه ها خودداری کنید. اما اگر فکر میکنید احتمال دریافت پیامی فوری از شخصی خواهید داشت که در مخاطبین شما نیست این گزینه را تیک نزنید. وقتی کارتان تمام شد به پایین صفحه بیایید و با کلیک روی گزینه Save Changes تغییرات خود را ذخیره کنید.

وقتی vacation reply شما فعال است، در بالای پنجره جیمیل نواری وجود دارد که پیام آماده شما را نشان میدهد و دو گزینه برای تنظیمات (vacation settings) و پایان دادن (End now) به پیام فوری وجود دارد.

قسمت چهارم : مدیریت ایمیل

معرفی

همانطور که بیشتر و بیشتر از ایمیل استفاده می کنید، صندوق ورودی شما می تواند پر از پیام های قدیمی می شود. مهم است که صندوق ورودی خود را مرتب نگه دارید تا بتوانید در صورت نیاز پیام های موردنظر را پیدا کنید.

ساده ترین راه برای مقابله با شلوغی ایمیل، حذف پیام های ناخواسته است. اما شما همچنین می توانید پیام ها را بایگانی کنید تا آنها را از صندوق ورودی خود خارج کنید، یا می توانید برچسب هایی را بر اساس دسته بندی پیام های خود اعمال کنید.

در این قسمت، درباره حذف پیام های ناخواسته، بایگانی، برچسب زدن، افزودن فیلتر و استفاده از قابلیت جستجوی جیمیل صحبت خواهیم کرد.

پاک کردن پیام های ناخواسته

مهم نیست که چقدر ایمیل دریافت می کنید، احتمالاً هیچوقت فضای حساب ایمیلتون پر نمیشه.

جیمیل فضای کافی برای نگهداری ایمیل های بی شمار همراه با پیوست هایشان را در اختیار شما قرار می دهد.

با این حال، ایده خوبی است که پیام هایی را که نمی خواهید حذف کنید تا پیام هایی که میخواهید را راحت تر پیدا کنید.

برای پاک کردن یک پیام :

بعد از باز کردن پیام ، روی دکمه Delete کلیک کنید.

اگر پیام بخشی از یک مکالمه (conversation) باشد، کل مکالمه حذف خواهد شد.

اگر فقط می‌خواهید یک پیام را در یک مکالمه حذف کنید، روی علامت فلش در گوشه سمت راست بالای پیام کلیک کنید و گزینه Delete this message را انتخاب کنید.

مدیریت اسپم (هرزنامه)

معمولاً هرزنامه یا ایمیل ناخواسته به طور خودکار به پوشه Spam شما ارسال می شوند، بنابراین هرگز به صندوق ورودی (inbox) شما نمی رسد. با این حال، برخی از هرزنامه ها همچنان از فیلتر هرزنامه جیمیل عبور می کنند.

به جای حذف ساده این پیام ها، بهتر است آنها را به عنوان هرزنامه گزارش کنید (Report them as spam) تا جیمیل بداند در آینده آنها را فیلتر کند. فرآیند مانند حذف یک پیام است، با این تفاوت که به جای آن روی دکمه گزارش هرزنامه (Report spam) کلیک می کنید.

نکته : پیام‌های موجود در پوشه Spam شما پس از 30 روز به‌طور خودکار حذف می‌شوند، بنابراین هرگز نگران حذف دستی آنها نخواهید بود.

آرشیو کردن پیام ها

گاهی اوقات ممکن است بخواهید ایمیل ها را از صندوق ورودی خود حذف کنید، اما نمی خواهید آنها را حذف کنید. Gmail به شما امکان می دهد پیام ها را بایگانی (archive) کنید تا دیگر در صندوق ورودی شما ظاهر نشوند. زیرا همچنان می‌توانید به پیام‌های بایگانی شده دسترسی داشته باشید.

برای آرشیو کردن یک پیام :

هنگام مشاهده پیام، روی دکمه آرشیو (Archive) کلیک کنید.

برای مشاهده پیام های آرشیو شده

در منوی سمت چپ، روی پیکان کشویی More کلیک کنید و All Mail را انتخاب کنید.

سپس تمام پیام‌های شما، از جمله پیام‌های بایگانی شده (archived messages) و پیام‌های موجود در صندوق ورودی (inbox) شما را نمایش می‌دهد.

مدیریت پیام های چندتایی

اگر در حال حذف، بایگانی یا گزارش هرزنامه هستید، می‌توانید با انتخاب پیام‌های اینباکس خود، همزمان یک فعالیت را روی چندین پیام اعمال کنید.

به سادگی در سمت چپ هر پیامی که می‌خواهید مدیریت کنید جعبه مربعی را علامت بزنید، سپس روی دکمه مورد نظر کلیک کنید.

همچنین می توانید برای انتخاب همه پیام هایی که در حال حاضر قابل مشاهده هستند، روی علامت چک بالا (select all) کلیک کنید.

کار با برچسب ها (labels)

برچسب ها به شما این امکان را می دهند که پیام های خود را سازماندهی کنید و آنها را ساده تر پیدا کنید.

اعمال برچسب روی یک پیام مانند قرار دادن آن در یک پوشه است.

با یک تفاوت مهم : شما می توانید بیش از یک برچسب روی یک پیام اعمال کنید.

به عنوان مثال، اگر پیامی در مورد یک سفر شرکتی دریافت کردید، می توانید آن را به عنوان سفر و کار برچسب گذاری کنید.

شما می توانید انتخاب کنید که فقط مهم ترین پیام ها را برچسب گذاری کنید، یا می توانید هر یک را برچسب گذاری کنید.
(که این به شما بستگی دارد.)

هر زمان که نیاز داشتید می توانید برچسب های جدیدی (create new labels) ایجاد کنید و همچنین برای برچسب ها رنگ های متمایز انتخاب کنید تا آنها را مشخص تر کند.

برای برچسب گذاری یک پیام :

1- هنگام مشاهده پیام، روی دکمه Labels کلیک کنید. یک منوی کشویی با لیستی از برچسب ها ظاهر می شود.

2- در کنار همه برچسب‌هایی که می‌خواهید تیک بزنید، سپس روی Apply کلیک کنید.

3- اکنون، وقتی صندوق ورودی (inbox) خود را مشاهده می‌کنید، می‌توانید برچسب کنار موضوع پیام را ببینید.

برای ایجاد برچسب جدید

1- هنگام مشاهده پیام، روی دکمه Labels کلیک کنید و سپس Create new را انتخاب کنید.

2- یک نام برای برچسب جدید تایپ کنید. سپس روی ایجاد کلیک کنید. برچسب جدید روی پیام اعمال خواهد شد.

مشاده پیام های لیبل گذاری شده

هنگامی که به برخی از پیام های خود برچسب اضافه کردید، می توانید به راحتی همه پیام هایی را که حاوی برچسب خاصی هستند مشاهده کنید. اینجاست که تمام زمان صرف شده برای برچسب زدن پیام ها نتیجه می دهد. برای مثال، ممکن است بخواهید پیام‌هایی را با برچسب Travel مشاهده کنید تا بتوانید همه چیزهایی را که مربوط به یک سفر آینده است ببینید.

برای مشاهده پیام های برچسب گذاری شده

1- در منوی سمت چپ، روی نام برچسبی که می‌خواهید مشاهده کنید کلیک کنید.

2- سپس جی‌میل پیام‌هایی را نشان می‌دهد که دارای برچسب‌های انتخابی شما هستند.
نام برچسبی که انتخاب کرده اید در نوار جستجو ظاهر می شود. مانند نمونه زیر با نام برچسب friends

3- برای مشاهده مجدد همه پیام‌های خود، روی Inbox در منوی سمت چپ کلیک کنید.

نکته : برخی از برچسب ها ممکن است در ابتدا پنهان باشند.
اگر برچسب مورد نظر خود را نمی بینید، روی پیکان کشویی More کلیک کنید تا برچسب های پنهان را مشاهده کنید.
از اینجا، همچنین می‌توانید روی مدیریت برچسب‌ها کلیک کنید تا کنترل کنید کدام یک پنهان باشند.

برای انتخاب رنگ برچسب:

1- در منوی سمت چپ، برچسبی را که می خواهید تغییر دهید پیدا کنید.
2- روی دکمه more (سه نقطه) در سمت راست نام برچسب کلیک کنید.

3- از منو، رنگ (color) مورد نظر را انتخاب کنید.

4- برچسب به روز می شود تا رنگ جدید را نشان دهد.

ایجاد فیلترها

فیلترها می توانند با انجام خودکار اقداماتی مانند برچسب زدن یا حذف پیام ها به محض ورود به صندوق ورودی، در زمان شما صرفه جویی کنند.

می توانید فیلترهایی ایجاد کنید که دنبال فرستنده، گیرنده، موضوع یا کلمات خاصی در متن ایمیل بگردند.

برای ساختن فیلتر

1- یک پیام ایمیل را باز کنید. در حالت ایده آل، این پیام باید شبیه ایمیل هایی باشد که می خواهید فیلتر کنید.

2- روی دکمه بیشتر (سه نقطه) کلیک کنید، سپس گزینه (Filter messages like these) را انتخاب کنید.

3- در کادری که ظاهر شده، یک یا چند معیار جستجو را تایپ کنید.

ممکن است یک یا چند فیلد از قبل بر اساس ایمیلی که باز کرده اید پر شده باشد، اما در صورت لزوم می توانید معیارها را ویرایش کنید.

در این مثال، ما فقط به دنبال پیام هایی هستیم که از Twitter هستند.
روی گزینه (Create filter with this search) کلیک کنید تا اقداماتی را که می خواهید در فیلتر اعمال کنید انتخاب کنید.

4- یک علامت تیک در کنار عمل مورد نظر قرار دهید.
اگر می‌خواهید یک برچسب اضافه کنید، باید برچسب را از منوی کشویی انتخاب کنید.

5- اگر می‌خواهید این فیلتر را روی پیام‌های موجود دارای معیارهای موردنظر اعمال کنید، یک علامت تیک را در کنار گزینه «Also apply filter to matching conversations» قرار دهید.

6- روی ایجاد فیلتر (Create Filter) کلیک کنید.
در این مثال، برچسب Twitter به هر پیام جدیدی که از توئیتر دریافت می کنید و همچنین همه پیام های موجود اعمال می شود.

برای ویرایش یا پاک کردن فیلترها :

1- در گوشه سمت راست بالای صفحه، روی نماد چرخ‌دنده کلیک کنید، سپس تنظیمات (Settings) را انتخاب کنید.

2- برای مشاهده لیست فیلترهای فعال، روی (Filters and Blocked Addresses) در بالای صفحه کلیک کنید.
سپس می توانید فیلترهای مورد نظر را ویرایش یا حذف کنید.

جستجوی ایمیل (search mail)

قابلیت جستجوی ایمیل به شما امکان می دهد در ایمیل های خود با روش جستجوی گوگل به دنبال ایمیل مدنظر خود بگردید.

این بدان معنی است که شما می توانید هر پیامی را پیدا کنید، مهم نیست که چقدر جدید یا قدیمی باشد.

هر قسمتیی از پیام را جستجو کنید، می‌توانید پیام را پیدا کنید.

حتی اگر به خاطر نمی‌آورید که چه کسی آن را ارسال کرده است یا هرگز آن را برچسب‌گذاری نکرده باشید.

برای جستجوی یک پیام :

1- در بالای صفحه، چند عبارت برای جستجو در کادر جستجوی جیمیل در بالای صفحه تایپ کنید.

2- صندوق ورودی شما نتایج جستجوی شما را نمایش می دهد.
می‌توانید برای خواندن یک ایمیل کلیک کنید، یا جستجوی دیگری را امتحان کنید.

نکته : اگر چیزی را که به دنبال آن هستید پیدا نکرده‌اید، جستجوی پیشرفته را امتحان کنید.
برای انجام جستجوی پیشرفته، روی نمایش گزینه‌های جستجو کلیک کنید. (مانند تصویر زیر)

منبع : GCFglobal

دسته بندی : مطالب آموزشی
نظرات کاربران
تحویل اکسپرس
پشتیبانی آنلاین
ضمانت سلامت فیزیکی کالا
ضمانت اصالت کالا